当大家在写方案的时候大家在写什么--如何做一份合格的PPT?

你自己写的PPT有多丑你自己心里没点AC平均数???

写在前面

由于工作原因,平时接触方案这玩意非常多,比如讲解产品思路,或者忽悠客户等等的时候,就需要做一份方案,或者大家平时说的PPT,久而久之,写方案的功力颇有长进,曾经为了能够准时下班,在一个小时内完成了一个27页的方案。当然平时也很乐于帮助同事们修改PPT,所以在办公室妹子中颇有【PPT小王子】之美称。

当然我已经发现了这对于泡妞来说其实是没什么卵用的。

那么这周就随便写一写关于写方案的一些姿势。
本文属性为扫盲文,target audience 为那些PPT小白,具有一定基础的同学可以忽略。阅读本文大概需要10分钟和15MB的流量。

图多杀猫!

关于写方案的一些背景姿势

  1. 什么是方案?


    什么是方案

一般来说,人们都已经习惯于吧方案称之为PPT,但事实上,大家工作中谈到的方案并不应该叫PPT。

PPT只是使用微软 PowerPoint做的方案产出的一个文件的格式名而已,只是由于Windows的绝对装机率,99%以上的方案都用PowerPoint来生产,那么久而久之大家也就用PPT来泛指【方案】了。

但是方案应该是一种solution,所以大家平时做的PPT,正确的叫法应该slides、片子、Proposal或是deck。slide意指单张或几张PPT页,deck意指一整套PPT报告(就像a deck of cards),Proposal指的是一套商业提案。

所以,一些高(zhuang)级(bi)的策划们常常会说,“我还有好多页slide要画”“老板让我今晚做个proposal出来”,而不是说“我要画PPT”。

  1. 大家为什么要会写方案?

这个问题回答起来就相当的简单粗暴了:

· 升职
· 加薪
· 装逼

为什么写方案

写方案是必备的职场能力,只要你从事的是非体力劳动工种,无论你是什么行业,什么岗位,基本上都绕不开这个东西。事实上,写的一手好的方案的在职场的要性,不亚于能讲一口流利的外语。方案是一种表现你想法与创意的手段,方案做得好,就有更多的机会让上级和客户认识到你的内在idea;方案做不好,领导就会认为你连基本的想法表达都做不好。

本人就是一个例子,我从事的是产品经理,经常需要向开发、甲方们说明我的产品思路,试想如果我连基本的PPT方案都做不出来,我无法跟工程师们说明出我要的东西,他们就无法开发我的需求;我也无法跟老板和甲方们说明我的产品发展战略。

同样的:
教师们需要做好PPT,快速简单的向学生们传授保存在自己大脑里面的常识;
银行职员们需要做好PPT,简单明了的向领导说明这个季度的业务数据与进展
···

总而言之,会做方案让你升职加薪的一个重要技能点。
而且这个技能点自带666点装逼效果哦~

要会做牛逼的方案
  1. 为什么你写不出好方案?

不怕得罪的说一句,大家当中国足球协会超级联赛过70%的人写出来的方案可以用一坨*来形容,常常出现整套方案中心点不明确、排版混乱、毫无美感等事故,看起来着实辣眼睛。

那么基本是你写不好是因为:


你为什么写不好方案?
  • 工具不熟练:
    这是你一切罪恶的根源,光说不练假把式,要在实干中才能逐渐掌握基本的写方案的技巧,不要总等到真的需要做方案的时候才开始慢慢找教程,要注重平时的积累。
  • 思维混乱:
    很多人在开始写方案之前,常常一点准备都没有,甚至连最基本的连自己想要在方案里面传达什么idea都没想清楚,就更别说准备好素材、从网下找范例和数据资料等这些操作了。
    要保证你的方案写出来是清晰可读的,你必须要牢记自己的角色,你是一个story teller,要把你自己心里的想法一个点一个点的分步讲解给你的观众,所以在你动手之前,必须要用纸和笔或其他工具把你的思维捋清,不然连你自己都是懵逼的,你凭什么说服观众?
    打个比方,我在写这篇文章之前,大概花了10分钟时间,画了一个简单的脑图,把自己要写的东西喝要说明的点都先列了下来,抱着这些目的去找好素材和资料,然后再开始打开编辑器敲字,这个其实在写方案的时候也是一样的,必须要把你脑海里的想法列下来,并转化成为你方案的各个分论点,从而支撑起整个方案要传达的中心论点,这种【总-分-总】的套路我相信各位的小学语文老师应该有教的。:-D
思维导图
  • 时间不够?
    不不不,这是个伪命题,一般来说,如果你真的思路清晰、准备充足的话,写一个方案最多花你两小时,可是为什么大家常常发现自己写一份方案需要花大半天甚至一整天,做出来的东西又丑又难读?
    第一个因为可能是因为你根本不知道自己究竟要写什么,这个可以参考上文,把要点都列下来,带着目的去思考会快很多的亲。
    再一个就是效率法的问题了,以我为例子,在我列出了思路图之后,我并不会立马开始干活,而是先着手准备工作:

A. 去网上搜索好相关的资料,包括支撑性数据,图片和图标素材等等, 并打包放好。
B. 解决一切可能会打扰自己输出内容的问题,包括但不限于上厕所、倒水等等。
C. 手机锁屏放一边,耳机带上开大声,有人来当听不见;
D. 开始干活

一般来说,遵循这种模式的话,我的方案都会在3小时内结束战斗。顺便分享一下我的工作模式壁纸,觉得有用且不怕被人打的可以参考一下的:


工作模式专用壁纸

总之,不是时间不够,而是效率与方法不对,如果你写方案的时候是下面这样子的,那么恭喜你,你还有很大的改进空间~


你写方案的样子
  • 不可控因素:
    当然造成烂方案是有很多不可控因素的,有些时候大家也是无能为力。比如任务实在太多,那么大家只能尝试一下叫HR加人手;
    有些时候甲方提出来的要求比较SB,大家只能在心里默默骂一句妈卖批然后回一句【好的明天给方案!】
    当然长得丑也会导致方案写的烂,你看像我这么帅的人一般就没这个问题。

关于写方案的前戏工作

工欲善其事必先利其器

写方案的工具有很多:

工具
  • PowerPoint:这个就不用我说了,最基本的PPT生产工具,提供了很多很强大功能,基本上只要你熟练使用其中的3成就可以写出一份很不错的方案了。
  • Keynote:macOS上的PowerPoint,相比后者,他可能少了一些功能,但是他的字体渲染、动画过渡等细节做得极其的棒。苹果以及国内一些手机的发布会的presentation就是这玩意做的,优点是简单,如果做一些简单的说明方案的话是非常快的。
  • xmind: 老牌脑图工具,上面的脑图就是用它画的。之前也提到了,在开始写之前必须列出要点,这个工具就是最吼滴!当然也有其他的一些脑图工具比如ithoughx等。但是基本上大同小异,看个人选择了。
  • 纸和笔:如果不会用电子工具,最基本的用纸和笔列下来也是不错的选择,当然你也可以把一些基本的细节点写下来,以免到了真正动手写的时候遗漏了。
  • 脑子:带脑子干活是一切的基础。
  • 激励师:去隔壁部门撩一下小姐姐再开始干活有极大概率提高工作效率,本人亲证有效。

关于写方案的肉搏战

好了恭喜你终于看到这里了,你终于做完了准备工作了,那么接下来我将从几个点来粗略展示一些写方案的要点。

关于排版

写方案是一个创造的过程,但是你并不是毕加索,所以并不能天马行空按照自己想法来随便放置你要表现的元素,而是要向玩拼图一样,一块一块的按部就班才能完成一幅好看的拼图。

那么如何完成最简单的排版的,这里我先容一个最简单也是最安全的三分线排版法。

其实三分线是摄影和美术上的一个构图法, 其要义是将画面用横竖各三条线等分成9块小格,并且将要突出展示的元素放置在线与线的交汇处之中,从而达到最完美的视觉效果。其实这个方案也可以利用到大家写方案的过程中。


三分线法则

那么这个三分线要如何运用到实际操作中呢?让大家举几个例子:


上图是一张最基本的slide样式,包含了标题与图例,但是简单的两个元素应该如何放置在三分线上呢?

因为标题元素是比较重要的,要吸引读者第一眼就看到,所以要把他放在顶部位置,并且横跨三个格子;而中间的图例,是整个slide的聚焦点,也要放在中心位置,但是顶部已经有一个标题,所以这里应该与标题有一定的间隔,于是大家就应该把它放在底部:

好的 让大家再来一个例子



这里是Keynote里的一张排版样式,大家可以看到它的排版样式看起来很舒服,三个元素:封面图、标题、副标题都被放在了相对合适的位置,那么大家来看看各个元素的分解图:


可以看到主要元素是放在线跟线之间的交汇处,而次要元素,副标题,只是简单的放置在右下角,偏安一偶。通过这个排版方法,大家成功的将主要元素突出。

最后一个例子:


同样的,让大家看一下分解图:


你看,这个slide的能够很优雅的将三个图例元素排好,其背后也是符合三分线原则的。
三分线原则只是最基本的一个方法,如果想要把排版玩出花,建议可以多看看其他人的作品,看得多了,你自然而然也就会了。

关于配色

配色是主导你画面视觉风格的一个重要工具,为什么有些方案看起来活泼、有些就严肃,而另一些看起来非常活力?那是因为它们用了不同的配色方案。

但是你发现没有,大家平时做的的方案,并没有给人这么一种感觉,那就是因为配色上出了问题。

都有哪些配色类型?:
  1. 黑白系:经典性冷淡风格,用这个风格做出来的方案偏平实,给人一种朴素、专注的感觉,通常使用黑、灰、白作为主色。
黑白系
  1. 单色系:淡色系是指某种颜色搭配黑白灰以后形成的一种配色类型,给人的感觉会比较专业,干练,适合做企业先容等用途:
单色系
  1. 彩色系:彩色系是指除了黑白灰以外,页面中还有两种或两种以上的颜色的一种配色类型,这种配色看起来很赏心悦目,但是新手慎用,因为一旦颜色用多或者用错了就会导致画面整体混乱不堪。
那么大家要如何选用配色?
  1. 采用品牌色:
    一般来说,品牌都有自己的官方配色,比如百度的红白蓝,脸书的白蓝灰,微信的绿白等等,大家可以跟自己的甲方爸爸直接要VI规范文件,不用担心会被甲方怼,这样反而显得大家更加的专业的。
微信的官方VI

当然如果甲方爸爸不能提供规范的VI文档,大家也可以直接更加灵活,使用万能的滴管工具来汲取配色:


如何使用吸管工具获取正确的配色
  1. 采用行业标准色调:
    各个行业基本上都有自己的色彩风格,比如科技行业一般会使用蓝色来突出神秘感,政府或者事业单位基本上就是喜闻乐见的红色等等,那么大家也可以基本上按照行业色来搭配,准没错。
慈善行业会使用红色作为主色调
环保行业会使用绿色作为主色调

关于配图

从哪里找图?

给方案选配图是一个很考究的活儿,但是最重要的原则是图源一定要高清!你可以去以下几个网站找到你喜欢的图片:

  • 花瓣网 : Pinterest挂了之后,国内设计师的归属,不单可以找到好看的图片,上面还有很多其他大神的作品,多看多临摹就会有很大的进步。
  • Pixabay:免费版权图片库,上面的图贼高清,可用于商业用途,支撑中文哦!
  • 百度搜图:是的你没看错,百度搜图可以算是中文搜索界的老大了,图片库不是盖的。但是我觉得最牛逼的功能是他的【以图识图】功能,打个比方,如果你找到了一张想要的素材图片,但是不够高清,这个时候你就可以直接把图片拖拽到报百度识图的页面,一下子就出来了各种尺寸的图供你使用,但是要注意的一个点是上面的图可能会有版权风险,嘛~个人用应该是没问题的,商用的话就要注意一下了。

    基本上面几个网站足够大家日常使用了,但是注意不要本末倒置,别再选图上花太多时间。你的方案有干货才是王道。
如何使用配图

从网上下载到的图片,大家一般会用来做封面,或者图例说明,下面快速的展示几个例子,仅仅作为抛砖引玉:

  1. 大家可以用半透明图层加标题的方法,快速做一张封面图,比如下面的封面我花了一分钟就完成了:


    封面图

    其他的封面图用例:


  2. 用作PPT的背景图层:
    大家也可以从网上扒拉一些条纹或者团好看的纯色图片,作为背景图使用,不想用纯白底但是又不知道怎么配背景图的同学可以试试这一招,B格瞬间UP,不过需要注意的是最好使用黑灰色调的,并且上面的花纹样式不能太花俏,以免喧宾夺主。
背景图
  1. 用作图例:
    在方案中,大家在讲解某些point的时候,可能会需要用图片来作为辅助,这个时候你的素材就派上用场了, 记得排版的时候要符合上面说的三分线准则哦:
用作图例
  1. 一个最重要的忠告的:
    不要做拉伸,用shift键做等比例缩放!!!

说起来你可能不信,身边很多人,特别是妹子,在PPT里面放大缩小图片都是直接拉四个小角角,这样的话图片就会拉伸变形。其实这里大家只要在拉动的时候,同时按住shift键就行了,这样就可以保证图片是等比例缩放而不会被拉得变形。

总之,图片用的好,可以让你的PPT瞬间高大上!

见你骨骼惊奇,我私人传授你一条不二法门233333


关于字体

一直以来,除了设计师以外很少有人能意识到字体在PPT设计中的重要性。
不信?

栗子1

栗子2

栗子3

大家对比以上三张图,就会发现不同的字体,会呈现不同的视觉效果,所以大家在写方案的时候,也需要留意字体的选用。

字体的类型:

字体主要分为两大类,衬线性与无衬线型,其去区别在与字符的边角与转折处是否平滑。衬线字体的典型代表就是宋体,而无衬线的则有很多,想MicroSoft雅黑,方正兰亭黑体、圆体等。

衬线字体与无衬线字体

一般来说,在华文字体印刷与设计界,衬线字体不会用于正文,因为会很影响阅读性,不信你用宋体随便敲一篇文章,就会发现读起来真心累。

但并不是说衬线字体就绝对不能用,相反在封面、标题或者一些中国风以及需要展示【力量】这个概念的slide中,使用衬线字体将会有独特的味道:


常用的字体

下面是我个人平时比较推荐使用的中英文字体。

英文字体

中文字体

这里需要特别提出的一句是,由于各个电脑和操作系统的区别,可能方案中的某些字体并没有安装到在你进行演示的电脑里,这时候就会出现排版错乱等悲剧。为避免这种情况,大家可以在保存的时候,把字体页保存下来,具体设置方法为打开PowerPoint的【设置】--【保存选项】--勾选【保存字体】,当然各个版本的路径可能不太一样,具体可以出门右转找度娘。

其实最稳妥的办法,就是尽量使用大众化字体,就我个人来说,衬线字体我一般就用宋体,非衬线的话就选择MicroSoft雅黑或者华文黑体。

如果你的方案不包含任何动画,或者不是作为演示用途的,可以直接保存为PDF。

字号的选择

在一页PPT中的字体最好不要超过4种:标题用一种,副标题用一种,正文用一种,标注用一种。
可能目录与章节页的字体需要与其他页面的字体更区别开来,但是整个方案中,请不要使用超过五种字体。

关于字体的一个忠告

绝对不要使用各种艺术字,包括但不限于发光字。阴影字、3D字等!

不信?

慎用字体效果

关于图标

有些时候,大家在说明某些概念的时候,不能或者不太适合用图片来做辅助说明,而如果单单使用文字的话,整个画面又会显得格外的空洞单调:

这个时候如果大家适当的添加一些具象化的icon,那么整个画面就会立马生动起来:

那么这些图标应该从哪里找到?

是时候先容这个大杀器了:IconFont
这个是阿里的良心工具平台,提供格式各样的icon下载,你甚至可以选择要下载的icon的色号与size,支撑下载png、AI和SVG!简直逆天。

iconfont
关于图表

聪明的人会用数据来说话。

你的方案里面最好插入一些数据图表,来印证你的论点

各种图表

一些好看的图表你可以直接复制从网上提供的一些模板里面直接套用,比起直接用office自带的图标好看得多,千万不要试图自己设计,到头来你只会发现浪费时间。。。

那么从哪里能找到好看的素材和模板呢?
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关于一些实用工具与教程

按照套路来说,这里应该有一堆链接列表和先容,让你们去参考的。

但是···

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